Si vous voulez organiser un concert, une promenade, une randonnée à vélo, une course à pied, une fête de voisinage, une brocante ou un autre événement à Kraainem, vous avez besoin de l’autorisation de l’administration locale.
En votre qualité d’organisateur, vous devez pour ce faire compléter le formulaire de demande en ligne. La commune recourt pour ce faire au guichet électronique Eaglebe. En fonction du type d’événement que vous projetez, vous verrez apparaître une liste des aspects dont vous devez tenir compte pour l’organisation de l’événement.
Une fois le formulaire introduit et traité et après l’approbation de votre demande par le Collège des Bourgmestre et échevins, vous recevez de l’administration locale les autorisations et les informations nécessaires.
Quand devez-vous introduire votre demande ?
Tenez compte que vous devez introduire votre demande un certain temps à l’avance. Les délais varient en fonction du type d’événement :
- Foire : 70 jours à l'avance
- Fête de quartier : 70 jours à l'avance
- Concert : 90 jours à l'avance
- Festin : 60 jours à l'avance
- Soirée : 60 jours à l'avance
- Fête foraine : 90 jours à l'avance
- Marché ou bourse : 90 jours à l'avance
- Brocante : 90 jours à l'avance
- Activité de sport : 70 jours à l'avance
- Cortège : 90 jours à l'avance
- Exposition : 70 jours à l'avance
- Autre : 90 jours à l'avance
Comment introduire une demande ?
- Surfez sur app.eaglebe.com/auth/register si vous voulez vous enregistrer en tant que nouvel utilisateur, en utilisant de préférence Google Chrome comme navigateur. Pour une demande unique, il n’est pas nécessaire de créer un compte. En revanche, c’est utile si vous projetez de demander plusieurs autorisations car vous ne devrez alors introduire vos coordonnées qu’une seule fois et pourrez les réutiliser à chaque nouvelle demande.
- Après avoir saisi votre nom, votre adresse e-mail et un mot de passe, vous pouvez cocher une case au bas de la page afin que vos données soient conservées. Ainsi, vous pourrez vous connecter encore plus rapidement la prochaine fois. Après avoir cliqué sur ‘Inscrivez-vous’, vous recevrez un e-mail qui vous permettra de valider votre compte. Important : utilisez un seul compte par association.
- Rien ne vous oblige à compléter votre demande en une seule fois. Le système conserve en effet votre formulaire, de sorte que vous pourrez poursuivre votre demande ultérieurement. Vous pouvez aussi copier une demande pour la réutiliser pour la prochaine édition de votre événement. Vous pouvez charger des plans, des affiches et d’autres documents. Veillez à ce que votre dossier soit complet.
- Vous recevrez une confirmation de votre demande par e-mail. S’il manque des informations, vous recevrez un e-mail vous priant de compléter votre dossier. Les services communaux traiteront votre demande et vous informeront de la décision par e-mail.
- Une fois la demande approuvée, vous pourrez télécharger vos autorisations auprès du guichet électronique. Vous pouvez en tout temps suivre l’avancement de votre dossier en ligne :
-
- validation : la demande est en cours de traitement
- incomplet: il manque des données
- refusé : l’événement n’a pas été autorisé
- avis : des avis sont demandés aux services internes et externes concernés
- problème : un avis défavorable est examiné en interne
- autorisation : dernière phase du traitement
- approuvé : l’événement a été approuvé
- rejeté : l’événement n’a pas été approuvé