Evenement organiseren

Wil je een optreden, wandeling, fietstocht, loopevenement, buurtfeest, rommelmarkt,.. of een ander evenement organiseren in Kraainem? Dan heb je toelating nodig van het lokaal bestuur.

Als organisator vul je het online aanvraagformulier in. Wij werken hiervoor met het evenementenloket Eaglebe. Afhankelijk van het type evenement dat je wil organiseren, krijg je een opsomming van vragen waar je rekening mee moet houden bij de organisatie.

Zodra het formulier ingediend en verwerkt is krijg je, na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, van ons de nodige vergunningen en info.

Wanneer moet je jouw aanvraag indienen?

Hou er rekening mee dat je je aanvraag een bepaalde tijd op voorhand moet indienen. Er gelden verschillende termijnen voor het type evenement:

• Braderij: 60 dagen op voorhand
• Buurtfeest: 40 dagen op voorhand
• Concert: 50 dagen op voorhand
• Eetfestijn: 40 dagen op voorhand
• Fuif/bal/feest/receptie: 40 dagen op voorhand
• Kermis: 70 dagen op voorhand
• Markt of beurs: 70 dagen op voorhand
• Rommelmarkt: 70 dagen op voorhand
• Sportactiviteit: 50 dagen op voorhand
• Stoet/optocht: 60 dagen op voorhand
• Tentoonstelling: 50 dagen op voorhand
• Andere: 70 dagen op voorhand

Hoe kan je een aanvraag indienen?

1. Ga naar app.eaglebe.com/register als je je wil registreren als nieuwe gebruiker, gebruik bij voorkeur Google Chrome. Voor een eenmalige aanvraag is het niet nodig om een account aan te maken. Voor veel-aanvragers is dit wel nuttig, zo hoef je maar één keer je gegevens in te geven en kan je deze opnieuw gebruiken bij elke aanvraag.
2. Na het ingeven van je naam, e-mail adres en een wachtwoord kan je onderaan aanvinken dat je gegevens bewaard worden zodat je een volgende keer nog sneller kan aanmelden. Nadat je op ‘registreer’ hebt geklikt ontvang je een e-mail om je account te bevestigen. Belangrijk: gebruik één account per vereniging.
3. Je hoeft je aanvraag ook niet in één keer in te vullen. Het systeem bewaart je formulier zodat je op een later tijdstip verder kan werken. Eveneens kan je een aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij de volgende editie van je evenement. Plannen, affiches en andere documenten kan je opladen. Zorg ervoor dat je dossier volledig is.
4. Via mail krijg je een bevestiging van je aanvraag. Als er informatie ontbreekt, ontvang je een mail met de vraag je dossier te vervolledigen. De gemeentelijke diensten behandelen jouw aanvraag en brengen je via mail op de hoogte van de beslissing.
5. Eens de aanvraag is goedgekeurd, kan je je vergunningen ook downloaden via het evenementenloket. Je kan de status van je dossier steeds online opvolgen:

• • validatie: de aanvraag is in verwerking
  • onvolledig: er ontbreken gegevens
  • geweigerd: het evenement is niet toegelaten
  • advies: adviezen worden gevraagd aan de betrokken interne en externe diensten
  • probleem: een negatief advies wordt intern verder onderzocht
  • autorisatie: verwerking in de eindfase
  • goedgekeurd: het evenement is goedgekeurd
  • afgekeurd: het evenement is niet goedgekeurd

Gemeentelijke locaties huren

• Turnzaal en refter van de Nederlandstalige school GBS De Klimboom.
• Turnzaal en refter van de Franstalige school DIABOLO. 

Gelieve je aanvraag voor de zalen van de scholen minstens een maand op voorhand in te dienen via het formulier hieronder te versturen naar vrijetijd@kraainem.be

• Kasteel Jourdain 
• Cultureel centrum Agora

Voor wie?

Enkel erkende organisaties en verenigingen van Kraainem kunnen de turnzalen en de refters van de scholen huren.

Kostprijs

Turnzaal en refter van de scholen De Klimboom en Diabolo

Voor erkende organisaties en verenigingen van Kraainem:

• Feestzaal met keuken
• Turnzalen( voor sportactiviteiten)